Assumere il primo dipendente come fare e quanto costa

Scritto da Upward Consulenti del Lavoro il 27 Luglio 2025

Ultimo aggiornamento il 27 Luglio 2025

Assumere il primo dipendente è più semplice se sai come fare: in questa guida trovi costi, adempimenti e soluzioni rapide per ogni passaggio.

Cosa sapere prima di assumere un dipendente quando è obbligatorio assumere con contratto

Nel momento in cui un collaboratore presta la propria attività in modo continuativo, seguendo le direttive del datore di lavoro e ricevendo una retribuzione, è necessario stipulare un regolare contratto di lavoro. La legge considera “lavoratore subordinato” chi opera con orari imposti, vincoli gerarchici e nessuna autonomia decisionale.

Anche se il rapporto inizia in modo informale o con pochi giorni di prova, non esistono “periodi liberi da contratto o periodi di prova senza assunzione”: l’assunzione è obbligatoria fin da subito, pena pesanti sanzioni per lavoro nero.

Impieghi saltuari o collaborazioni occasionali vanno valutati attentamente. Un consulente del lavoro può aiutarti a evitare errori di qualificazione che potrebbero trasformarsi in vertenze o ispezioni.

A chi conviene assumere: ditte individuali, professionisti, srl

Assumere non è solo una scelta delle grandi aziende. Anche ditte individuali, professionisti con partita IVA e piccole SRL possono (e spesso devono) valutare l’inserimento del primo collaboratore per far crescere l’attività in modo ordinato e legale.

Esempi tipici:

• Un elettricista che ha troppi interventi da gestire da solo e ha bisogno di un aiutante
• Un fisioterapista che vuole delegare parte dell’accoglienza o dell’agenda ad una collaboratrice
• Un ristoratore che apre il suo primo locale per assumere un barman
• Un grafico freelance che trasforma la sua attività in micro-agenzia e vuole assumere una segretaria

L’assunzione del primo dipendente è spesso un punto di svolta: porta ordine, efficienza e ti consente di lavorare su nuovi obiettivi e se fatto in modo strategico può portare benefici anche a livello fiscale.

Ottimizza la fiscalità della tua srl: oltre al primo dipendente, scopri il compenso per l’amministratore

Se operi con una SRL, oltre all’assunzione del primo dipendente, è importante valutare anche il trattamento economico e fiscale dell’amministratore.

Molte nuove società non stabiliscono un compenso formale per l’amministratore, rischiando incongruenze fiscali o problemi con gli organi di vigilanza. Su questo argomento puoi leggere un approfondimento:

La gestione del personale e la posizione dell’amministratore devono andare di pari passo

UPWARD® può aiutarti a impostare entrambe le cose nel modo corretto, anche con una consulenza iniziale rimborsabile.

Tutti gli adempimenti da fare per la prima assunzione

Apertura CODICE DITTA INAIL e richiesta ATTRIBUIZIONE PAT

Oltre all’apertura della posizione INPS, è necessario prima ancora procedere con l’iscrizione dell’azienda presso l’INAIL, l’Istituto che si occupa dell’assicurazione obbligatoria contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali.

Durante questa fase viene assegnata all’azienda un Codice Ditta e una  PAT (Posizione Assicurativa Territoriale), ovvero un codice identificativo che lega l’impresa alla sede INAIL territorialmente competente. La PAT è indispensabile per gestire correttamente i premi assicurativi dovuti per ciascun lavoratore.

La procedura può essere effettuata tramite il portale INAIL oppure delegata a un consulente del lavoro. Sarà necessario indicare l’attività svolta, i rischi connessi, le attrezzature utilizzate, spiegare brevemente anche il ciclo lavorativo, le retribuzioni presunte dell’anno in corso e quelle relative all’anno successivo,  il numero di dipendenti previsti e tutti i dati anagrafici che in genere si trovano sulla visura camerale, così da permettere all’INAIL di attribuire la tariffa assicurativa applicabile.

Una PAT attiva e un codice ditta inail è fondamentale: senza di essa, l’azienda non può regolarizzare le posizioni assicurative e non risulterebbe coperta in caso di infortuni, con pesanti conseguenze legali ed economiche.

Questo adempimento va effettuato il giorno prima dell’instaurazione del rapporto di lavoro con il dipendente pena sanzioni da parte dell’Ente.

Apertura posizione INPS

Un altro adempimento fondamentale da affrontare è l’apertura della posizione contributiva INPS. Questo passaggio è obbligatorio per ogni datore di lavoro che intende assumere personale dipendente per la prima volta.

La richiesta si effettua online tramite il sito inps.it, accedendo con SPID o CNS, oppure può essere delegato a un professionista abilitato e in genere gli specialisti che si occupano di questi adempimenti sono i consulenti del lavoro. Durante la procedura verranno richieste informazioni sull’azienda, la sede operativa, il tipo di attività svolta, il numero di dipendenti assunti, indirizzi mail e numeri di telefono.

Una volta completata la procedura, l’INPS rilascia all’azienda un documento chiamato DM80. All’interno di questo documento si trova la matricola INPS, un numero identificativo simile alla partita IVA. Questa matricola resterà invariata e verrà utilizzata dall’azienda per tutte le successive assunzioni e comunicazioni con l’INPS.

Una volta attivata, la posizione INPS diventa il punto di riferimento per la gestione futura di tutte le contribuzioni previdenziali del personale assunto.

Affidarsi a un consulente del lavoro fin da questo primo passo consente di evitare errori e di attivare correttamente anche eventuali agevolazioni contributive, ove previste.

Comunicazione UNILAV e scelta del CCNL

Prima che il dipendente inizi a lavorare, è obbligatorio inviare la Comunicazione di assunzione UNILAV al Centro per l’Impiego competente e si parla quindi per questo adempimento di comunicazione preventiva. Questo adempimento serve a comunicare formalmente l’instaurazione del rapporto di lavoro e deve essere effettuato entro le ore 23:59 del giorno precedente all’assunzione.

La comunicazione UNILAV contiene i dati dell’azienda, del lavoratore, del contratto applicato e della qualifica. Per questo motivo, è fondamentale aver già scelto il CCNL (Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro) corretto, in base all’attività svolta e al profilo del dipendente.

Non è possibile scegliere liberamente il contratto: deve esserci coerenza tra il CCNL e il settore economico dell’azienda. Utilizzare un contratto non adeguato può comportare contestazioni sindacali, ispezioni o costi aggiuntivi imprevisti.

Un errore molto comune, soprattutto nelle prime assunzioni, è quello di inquadrate male il dipendente. Non parliamo solo di scegliere un contratto collettivo sbagliato, ma anche di attribuire un livello contrattuale non coerente con le mansioni realmente svolte.

Facciamo un esempio: se un dipendente lavora come cuoco con responsabilità di gestione, ma viene assunto con il livello base previsto per un aiuto cucina, l’azienda si espone al rischio di vertenze retributive e contributive. A segnalare l’irregolarità non sarà necessariamente il lavoratore: anche in caso di ispezione, l’errore può emergere e generare sanzioni.

Per questo motivo, l’inquadramento deve essere definito con attenzione, tenendo conto del ruolo effettivo, delle competenze richieste e delle tabelle previste dal CCNL applicato.

Documentazione obbligatoria: privacy, consegna contratto, regole interne

Una volta completate le comunicazioni obbligatorie e prima che il dipendente inizi a lavorare, è fondamentale predisporre e consegnare tutta la documentazione prevista dalla legge. Questo passaggio, spesso sottovalutato, è essenziale per tutelare l’azienda e formalizzare correttamente il rapporto di lavoro.

In primo luogo, va firmato e consegnato al lavoratore il contratto di assunzione, che deve riportare tutti gli elementi obbligatori: dati anagrafici, data di inizio, inquadramento, livello, retribuzione, orario di lavoro, periodo di prova e sede.

Se il primo contratto di lavoro è a tempo parziale (part-time), è obbligatorio specificare in modo chiaro l’orario di lavoro settimanale, indicando anche i giorni e le fasce orarie di svolgimento dell’attività.

Inoltre, è importante chiarire nella lettera di assunzione la presenza di eventuali clausole elastiche o flessibili, che permettono al datore di lavoro di modificare temporaneamente l’orario di lavoro (in aumento o in spostamento) entro i limiti consentiti dal contratto collettivo.

In assenza di una regolamentazione scritta di queste clausole, non è possibile variare l’orario senza il consenso esplicito del lavoratore, con il rischio di contenziosi o rivendicazioni.

Tra i documenti da consegnare al momento dell’assunzione c’è anche il modulo per la scelta sulla destinazione del TFR. Il dipendente deve infatti decidere se lasciare il Trattamento di Fine Rapporto in azienda oppure destinarlo a una forma di previdenza complementare (fondo pensione).

Questa scelta va formalizzata tramite il modello TFR2, che l’azienda ha l’obbligo di consegnare al lavoratore entro 30 giorni dalla data di assunzione. Il modulo deve poi essere firmato e conservato agli atti.

Non raccogliere correttamente la scelta del TFR può creare criticità nei versamenti e nei rapporti con i fondi pensione, oltre che in caso di controlli.

Deve inoltre essere consegnata e fatta firmare l’informativa privacy, in conformità al Regolamento UE 2016/679 (GDPR), per informare il dipendente sul trattamento dei suoi dati personali all’interno dell’azienda.

Infine, è buona prassi fornire un regolamento aziendale interno o almeno un vademecum sulle principali regole da seguire, ad esempio sull’uso dei dispositivi aziendali, orari di ingresso e uscita, sicurezza sul lavoro e modalità di richiesta permessi o ferie.

Una corretta consegna della documentazione iniziale riduce drasticamente i rischi di contenzioso e dimostra la trasparenza del datore di lavoro.

Sicurezza sul lavoro: DVR, RLS, RSPP, corsi obbligatori e visite mediche

L’assunzione di un dipendente comporta l’obbligo per il datore di lavoro di rispettare tutte le normative in materia di salute e sicurezza nei luoghi di lavoro. Questo vale anche per imprese individuali o piccoli studi professionali.

Il primo documento da predisporre è il DVR – Documento di Valutazione dei Rischi, obbligatorio anche in presenza di un solo lavoratore. Il DVR analizza i rischi legati all’attività e definisce le misure di prevenzione da adottare.

Il datore di lavoro deve inoltre nominare un RSPP – Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione, che può essere lo stesso datore nei casi previsti dalla legge. Vanno anche individuati eventuali RLS – Rappresentanti dei Lavoratori per la Sicurezza e incaricati per primo soccorso e antincendio, secondo quanto previsto dal D.Lgs. 81/2008.

Per essere in regola, il dipendente deve frequentare i corsi di formazione obbligatoria sulla sicurezza previsti per il proprio livello di rischio (basso, medio o alto) e deve essere sottoposto a visita medica preventiva da parte del medico competente se la mansione lo richiede.

La sicurezza non è un optional: trascurarla espone l’azienda a sanzioni, sospensione dell’attività e responsabilità anche penale in caso di infortuni.

Differenze tra contratto a tempo determinato e indeterminato

Quando conviene il tempo determinato

Il contratto a tempo determinato è una forma di assunzione che prevede una scadenza precisa del rapporto di lavoro. È indicato quando l’azienda ha bisogno di personale per un periodo limitato, come nel caso di stagionalità, sostituzioni o picchi di lavoro.

Tuttavia, il contratto deve essere giustificato da una causale se supera i 12 mesi complessivi o se prevede una proroga oltre i termini previsti dalla normativa. Inoltre, ha limiti numerici e di durata massima, e non può essere utilizzato in modo continuativo per evitare la trasformazione automatica a tempo indeterminato.

Un tempo determinato ben strutturato può essere utile per testare un nuovo collaboratore o coprire esigenze temporanee, ma va sempre gestito con attenzione per evitare vizi formali che potrebbero invalidarlo. In genere un contratto a tempo determinato costa di più all’azienda, anche se esistono agevolazioni contributive anche per i contratti a termine.

Vantaggi e svantaggi del tempo indeterminato

Il contratto a tempo indeterminato è la forma di assunzione più stabile e, nella maggior parte dei casi, anche la più conveniente nel medio-lungo periodo. Permette di accedere a numerose agevolazioni contributive, come il Bonus Giovani o il Bonus Donne, che non sono previsti per i contratti a termine.

Inoltre, fidelizza il lavoratore e garantisce maggiore continuità all’azienda. Dal punto di vista formale, è anche più semplice da gestire: non richiede causali, proroghe o scadenze da monitorare.

Di contro, comporta un impegno più strutturale e richiede una pianificazione più attenta da parte del datore di lavoro. Ma se si inquadra correttamente il dipendente e si gestiscono bene i costi, può diventare la scelta più efficace anche in ottica fiscale.

Errori da evitare nella scelta contrattuale

Il primo errore da evitare è considerare il tempo determinato come una “scorciatoia” per non impegnarsi: la normativa è molto rigida e le sanzioni in caso di uso scorretto possono essere pesanti. Anche l’indeterminato, se usato senza valutare il reale fabbisogno, può creare squilibri economici.

La scelta del tipo di contratto va fatta caso per caso, con l’assistenza di un consulente del lavoro che analizzi la situazione aziendale, la mansione da coprire, gli obiettivi a medio termine e le opportunità di risparmio.

Quanto costa il primo dipendente

Differenza tra netto e lordo: cosa paghi davvero

Uno degli errori più comuni alla prima assunzione è confondere lo stipendio netto (quello che il dipendente percepisce in busta paga) con il costo effettivo per l’azienda. In realtà, ciò che l’impresa paga è il lordo complessivo, comprensivo di contributi previdenziali, TFR e altri oneri.

Per fare un esempio semplice: un dipendente che riceve 1.200 euro netti al mese potrebbe costare all’azienda circa 2.000 euro mensili, variabili in base al contratto, all’aliquota contributiva e alla presenza o meno di agevolazioni.

Contributi, mensilità aggiuntive e TFR

Nel costo aziendale rientrano diverse voci: i contributi INPS a carico del datore di lavoro, le mensilità aggiuntive (tredicesima e talvolta quattordicesima), il TFR (trattamento di fine rapporto) e gli accantonamenti per ferie, permessi e festività.

A questi si possono aggiungere eventuali costi legati alla sicurezza sul lavoro (visite mediche, corsi obbligatori), l’onorario professionale per il consulente del lavoro, il commercialista, l’assicurazione INAIL e premi di risultato o welfare aziendale, se previsti.

Costo complessivo mensile per l’azienda (con esempio numerico)

Per capire quanto costa davvero assumere, è fondamentale calcolare il costo mensile complessivo del dipendente. Ecco un esempio indicativo per un impiego full-time nel settore commercio:

• Stipendio netto in busta: 1.200 €
• Contributi a carico azienda: 600 € circa
• Accantonamenti ferie, TFR, tredicesima: 200 € circa
• Costo mensile totale per l’azienda: 2.000 € circa

Questo valore può ridursi se si accede a incentivi contributivi o agevolazioni. Per questo è utile richiedere un preventivo personalizzato prima di procedere.

Assunzioni agevolate: come ridurre il costo

Lo Stato prevede numerose misure di incentivo all’assunzione rivolte a giovani under 36, donne svantaggiate, disoccupati da lungo tempo, residenti nel Sud Italia, dipendenti mai assunti a tempo indeterminato e altri soggetti con requisiti soggettivi particolari. Altri esempi strategici ottimizzare le risorse umane è il lavoro a chiamata e i tirocini formativi.

Queste agevolazioni possono ridurre significativamente i contributi INPS a carico azienda o addirittura azzerarli. Tuttavia, ogni incentivo ha regole precise e requisiti da rispettare, oltre a scadenze e limiti territoriali.

UPWARD® ti aiuta a valutare se puoi accedere a una delle agevolazioni disponibili, evitando errori che potrebbero compromettere il beneficio.

Esempio pratico: Luca e il primo cameriere assunto

Luca è un giovane imprenditore che ha appena aperto un piccolo ristorante nel centro storico della sua città. Dopo le prime settimane di attività, si rende conto che gestire da solo cucina, servizio e cassa sta rallentando la crescita del locale. Decide così di assumere un cameriere per velocizzare il servizio e migliorare l’esperienza dei clienti.

Non avendo mai assunto prima, Luca si affida a un consulente del lavoro per comprendere meglio i passaggi da seguire. Insieme valutano la tipologia contrattuale più adatta (tempo determinato o indeterminato), analizzano i costi complessivi per l’azienda e verificano la possibilità di accedere a una agevolazione contributiva dedicata ai giovani imprenditori nel settore turistico-ricettivo. Luca ha individuato una ragazza di 26 anni che non ha mai svolto questa mansione e insieme al consulente, per contenere i costi è stato valutato di assumerla con contratto di apprendistato.

Luca e il suo consulente del lavoro inoltre hanno anche parlato e valutato che sicuramente in alcuni periodi di picco, come le festività o la stagione estiva, può essere utile valutare anche il contratto di lavoro intermittente (lavoro a chiamata). Questa forma contrattuale consente di contenere i costi quando l’attività non è costante, ma allo stesso tempo di garantire un inquadramento regolare al collaboratore. È ideale per gestire esigenze temporanee o flussi di lavoro discontinui, ad esempio nei settori ristorazione, commercio e turismo.

Una volta scelto il contratto, Luca apre la posizione INPS e INAIL, compila correttamente il modello Unilav, consegna al dipendente il contratto di assunzione e la documentazione sulla privacy. Inoltre, predispone un DVR semplificato e organizza la visita medica obbligatoria prima dell’inizio dell’attività lavorativa.

Grazie a un supporto professionale e a una corretta pianificazione, l’inserimento del primo collaboratore avviene senza errori, in piena regola con la normativa e con un impatto economico sostenibile per l’attività. In poco tempo, il bistrot migliora la qualità del servizio e aumenta il numero dei clienti abituali grazie all’inserimento stabile di una ragazza con contratto di apprendistato e nei periodi di picco, in completa autonomia Luca gestirà da solo il lavoro a chiamata e comunicherà al consulente del lavoro solo le giornate e le ore lavorate dei dipendenti con contratto intermittente.

Assumere prima di aprire il codice ditta INAIL

Uno degli errori da evitare è procedere con l’assunzione di un dipendente senza aver prima aperto il codice ditta INAIL. L’iscrizione va fatta prima dell’instaurazione del rapporto di lavoro, indicando la data di inizio attività e denunciando il rischio specifico connesso alla mansione svolta dal lavoratore.

Per esempio, se l’assunzione decorre dal 28 agosto, l’apertura del codice ditta INAIL andrà eseguita entro il 27 agosto con denuncia di inizio rischio dal 28. Omettere questo passaggio espone l’azienda a sanzioni, problemi con l’istituto assicurativo.

Impiegare personale in nero

Assumere un collaboratore senza contratto regolare espone l’azienda a sanzioni molto gravi, accertamenti ispettivi e, nei casi più seri, alla sospensione dell’attività. La legge non prevede alcun “periodo di prova senza contratto”: se un lavoratore presta la sua attività in modo continuativo, con orari prestabiliti e dietro compenso, è da considerarsi a tutti gli effetti un dipendente subordinato.

Anche una sola giornata di lavoro senza regolare assunzione può comportare multe fino a migliaia di euro, oltre al pagamento dei contributi arretrati e al rischio di contenzioso. Prima di iniziare qualsiasi collaborazione, è indispensabile inviare la comunicazione UNILAV, aprire il codice ditta inail e la relativa pat e predisporre il contratto, anche se si tratta di un’attività saltuaria o di breve durata.

Usare un CCNL non coerente con l’attività

La scelta del Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro (CCNL) deve essere coerente con il settore reale in cui opera l’azienda. Utilizzare un contratto sbagliato — ad esempio applicare il CCNL Commercio a un’attività che opera nel settore metalmeccanico — può esporre il datore di lavoro a contestazioni sindacali, ispezioni e richieste di adeguamento retributivo.

Ma non solo: anche inquadrare male il dipendente, ad esempio assegnando un livello inferiore rispetto alle reali mansioni svolte, costituisce una violazione che può generare vertenze o cause di lavoro oltre a sanzioni e recupero in caso di ispezione da parte degli organi di vigilanza. È importante dunque effettuare un’analisi preventiva, valutare bene il CCNL più adatto e stabilire il livello contrattuale corretto per evitare errori costosi.

Non stimare il costo reale del dipendente

Uno degli errori più comuni nella prima assunzione è sottovalutare il costo effettivo del dipendente. Molti datori di lavoro si concentrano solo sullo stipendio netto concordato, senza considerare contributi previdenziali, assicurativi, mensilità aggiuntive, TFR e costi legati a ferie e permessi orari.

Una stima errata può compromettere la sostenibilità economica dell’assunzione. Prima di procedere è fondamentale calcolare il costo complessivo mensile del lavoratore, valutare eventuali agevolazioni contributive e verificare l’impatto sul budget aziendale. Un’analisi preventiva consente di evitare sorprese e di pianificare l’inserimento in modo sostenibile e strategico.

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Con pochi dati ottieni una simulazione precisa del netto in busta e dei costi a carico dell’azienda, con indicazione delle principali voci contributive. È lo strumento ideale per fare una valutazione realistica prima dell’assunzione.

Checklist finale: pronto per assumere?

Ricapitoliamo tutti i passaggi

Assumere il primo dipendente richiede attenzione, pianificazione e consapevolezza normativa. Per aiutarti, ecco una checklist dei passaggi fondamentali da completare prima di procedere:

• ✔️ Hai aperto le posizioni INPS e INAIL?
• ✔️ Hai individuato il CCNL corretto per la tua attività?
• ✔️ Hai preparato il contratto, la privacy e la documentazione obbligatoria?
• ✔️ Hai effettuato o pianificato la formazione sulla sicurezza?
• ✔️ Hai comunicato l’assunzione tramite UNILAV?
• ✔️ Hai stimato il costo reale del dipendente e valutato le agevolazioni?

Hai tutto ciò che serve per partire?

Se hai risposto “sì” a tutte le voci, sei pronto ad accogliere il tuo primo collaboratore nel modo corretto. Se invece hai dubbi o vuoi essere certo di non sbagliare nulla, puoi contare sul supporto del nostro team, usa la chat del sito o scrivici su whattapp.

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